Kini rapat perencanaan jasa untuk kapal yang akan sandar di pelabuhan hub utama untuk kawasan Indonesia timur itu sudah dapat dilakukan secara meeting online. Petugas terkait dari Pelindo III, pengguna, dan penyedia jasa terkait tidak lagi harus bertatap muka secara fisik.
“Pelindo III dorong pengimplementasian internet of things (IoT) di Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya. Ia menjelaskan, bahwa peningkatan efisiensi logistik tidak hanya diimplementasikan di lapangan, seperti modernisasi alat-alat berat untuk bongkar muat. Tetapi juga pada proses bisnis di back office,” ujar Human Capital dan General Affair Director Pelindo III, Toto Heli Yanto, dalam press rilisnya, Senin (5/3).
Kemudian sejak medio Februari 2017, Pelindo III sudah menerapkan integrated billing system (IBS) dalam platform besutan tenaga IT internal yang bernama Portal Anjungan. Tidak berhenti di situ, setahun kemudian pada Februari 2018 Pelindo III meluncurkan aplikasi pertama di sektor kepelabuhanan yang mengintegrasikan berbagai pemesanan jasa yang diperlukan pelanggan pelabuhan, Home Terminal system.
Pelindo III mendorong penerapan paperless society atau konsep pengoptimalan teknologi elektronik untuk menggantikan komunikasi berbasis kertas. Baik pada internal BUMN kepelabuhan tersebut dan juga komunitas maritim pemangku kepentingan di sekitarnya. Penerapan paperless society mempertegas komitmen Pelindo III untuk semakin go green.
“Proses digitalisasi Pelindo III berpotensi menghemat anggaran penggunaan kertas hingga 80 persen. Kemudian waktu yang biasanya terpakai untuk menunggu tanda tangan dari pegawai berwenang yang sedang tidak di tempat akan jauh berkurang, karena surat elektronik langsung masuk ke gadget yang bersangkutan,” ungkapnya.
Toto menjelaskan, tujuan utama dari proses digitaliasi tersebut ialah mengubah alur nota kedinasan yang semula dicetak pada kertas, menjadi ke dalam platform elektronik. Prosesnya akan dimulai dengan standarisasi format email yang diatur dalam peraturan tertulis oleh manajemen untuk mendorong pengadopsian gagasan tersebut. Pemanfaatan komunikasi elektronik tersebut juga akan diimplementasikan pada pengarsipan digital (e-archiving) dan penandatanganan elektronik (e-signing).
Ia menambahkan, Pelindo III memang sedang gencar bertransformasi dengan menitikberatkan pada tiga aspek, yakni people, process, and technology. “Semakin efisiennya proses komunikasi berbasis elektronik akan mendorong terciptanya diskusi dan imbal balik di antara pegawai terkait. Dampak positifnya akan meningkatkan knowledge transfer dan kualitas keputusan yang diambil oleh perusahaan,” katanya.
SVP Change Management Pelindo III, Ismartadianto, memaparkan, bahwa proses penerapan paperless society akan dilaksanakan secara bertahap. Mulai 1 Maret lalu, seluruh nota dinas sudah beralih ke format elektronik (kecuali untuk pembayaran keuangan).
“Berlanjut pada 1 Mei, seluruh nota dinas yang sudah berformat digital akan diproses dalam dua kanal, pertama untuk umum akan dikirim via email. Kemudian untuk nota dinas internal akan disalurkan melalui sharepoint dalam sistem korporat. Per 1 Juli tahun nanti diharapkan seluruh surat kedinasan internal Pelindo III sudah menggunakan media aplikasi yang dikembangkan mandiri oleh tenaga IT Pelindo III,” kata Ismartadianto.
Baru-baru ini Pelindo III memperkuat transformasi korporasi dengan melakukan penyegaran logo perusahaan yang secara visual tampak lebih segar dan dinamis. Serta mengusung slogan baru yang mempertegas komitmen perseroan untuk mendorong diversifikasi bisnisnya. Tidak lagi hanya melayani jasa operasional pelabuhan, tetapi juga bisnis di pelabuhan seperti properti, logistik energi gas, dan wisata cruise. Pelindo III, Beyond Port of Indonesia.
Penulis : Ismadi Amrin
